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江苏省首届档案职业技能竞赛知识要点(参考)
作者: 发布时间:2018-9-11 15:07:22 浏览次数:418

江苏省档案系统专业技能竞赛理论测试知识要点

(供参考)

                             

1、行文制度、行文关系、行文方式的含义

行文制度是行文关系、行文方式和行文规则的合称。

行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系。包括上行关系、下行关系、平行关系三种。

行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类。包括上行文、下行文和平行文三种。

2、《党政机关公文处理工作条例》中规定的文种及适用范围

决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

其适用范围分别为:

1)决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2)决定:适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3)命令(令):适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4)公报:适用于公布重要决定或者重大事项。

5)公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8)通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

9)通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10)报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

11)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

12)批复:适用于答复下级机关请示事项。

13)议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14)函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15)纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。

3、通知、报告、请示、函、意见等文种拟写的方法和要求

标题:一般为发文机关、事由、文种三部分组成,也可是事由、文种两部分组成。

正文的拟写:

通知一般由通知缘由、通知事项、通知要求组成。

报告一般由报告目的、报告内容(主要情况、存在问题、经验教训、今后打算四部分构成)、报告惯用结束语(专此报告、特此报告等)组成。

请示一般由请示缘由、请示的具体事项及意见、请示惯用结束语(以上当否,请批示等)组成。

函一般由出函的原因、要联系的事项与意见或答复对方提出的问题与要求、惯用结束语(请予研究函复、特此函复等)组成。

意见一般由提出意见的目的、依据或阐述所布置工作的意义和重要性,意见的具体内容(原则性要求、政策性措施、处理意见),提出号召、希望、监督要求等组成。

4、《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文行文规则的内容

行文规则是指机关之间行文时所遵循原则的总称。

行文规则有:行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

向上级机关行文,应当遵循以下规则:

1)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

2)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

3)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

4)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

向下级机关行文,应当遵循以下规则:

1)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2)党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。

3)党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文。

党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

5、《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文办理程序

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

收文办理主要程序是:

1)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

2)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

3)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

4)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

5)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

6)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

发文办理主要程序是:

1)复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

2)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

3)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

4)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职过程中形成的公文,由其兼职机关归档。

6、《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》规定的公文版式及格式要求

公文版式:

公文用纸幅面采用国际标准A4 型,其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

版面页边与版心尺寸:用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm

字体字号:如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。行数和字数一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

文字的颜色:如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1 mm

公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

公文格式:

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

1)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

2)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

3)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

4)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

5)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

6)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

7)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

8)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

9)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

10)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

11)发文机关署名。发文机关全称或者规范化简称。

12)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

13)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

14)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

15)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

16)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

17)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

18)页码。公文页数顺序号。

7、党政机关文件分类的基本原则

1)根据文件的形成规律和特点

2)保持文件之间的自然联系

3)适当照顾文件的保存价值

4)便于保管和利用。

8、立卷:

立卷是指文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料,根据其固有的联系及形成的规律,组成案卷的过程。

立卷特征就是在立卷过程中,按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。简言之,就是按文件特征分类和组卷。

具体立卷程序包括拟(修)订立卷类目、归类和组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档等七个工作环节。

案卷质量要求的总原则是指案卷必须符合立卷的基本原则,即遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

9、我国传统的档案学理论中关于文件的“六大特征”:

问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、地区特征和通迅者特征。

10、归档的含义

办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案管理部门保存的过程。

11、归档制度的内容

归档制度包括归档范围、归档时间、归档份数、归档质量要求、归档手续等内容。

12、我国档案按照载体形式分类

一般可分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、音像档案、电子档案、实物档案等

13、我国“档案”的词源

迄今所见最早对“档案”这一名词的说明,见于杨宾所著的《柳边记略》(清康熙四十六年)中。该书记载:“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也;存储年久者曰档案,曰档子,以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字书于纸者,也呼为牌子、档子矣。”

14、档案的本质特性

档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录,对以往社会实践具有直接的原始记录作用,所以,原始记录性是档案的本质特性。这不仅是档案区别于其他事物的根本所在,而且从根本上决定着其管理方法的基本取向。

15、档案管理的基本环节

收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。

16、档案工作的基本原则

《档案法》第五条规定:“档案工作实行统一领导,分级管理原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。”这是用国家法律的形式确定的我国档案工作基本原则。

17、档案的来源原则

国际档案理事会最新修订的《档案术语词典》将来源规定为“向文件中心或档案馆移交文件之前,在事务活动过程中形成、保管和利用文件的组织或个人。”来源就是通常所说的档案形成者,包括机关、组织和个人。来源原则指的就是档案馆按照来源进行整理和分类,要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。

18、来源原则形成和发展历史

来源原则从产生到完善经历了长期的发展过程。

(1)起源——法国的“尊重全宗原则”;

(2)形成——德国的“登记室原则”;

(3)理论论证——《荷兰手册》的贡献;

(4)普遍认可——布鲁塞尔大会;

(5)灵活运用——英国和美国的“组合”思想;

(6)部分修正——德国的“自由来源原则”;

(7)丰富和发展——苏联和我国“体系化的全宗理论”。

19、来源原则的基本内容

来源原则的基本内容可以归纳三个基本点:即尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始整理体系。

(1)尊重来源指档案馆首先应按照来源标准整理档案,保持其形成者之间的来源联系。

(2)尊重全宗的完整性指一个全宗是一个有机整体,整理档案必须维护全宗的完整性,做到同一全宗的档案不可分散,不同全宗的档案不得混淆。

(3)尊重全宗内的原始整理体系指全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础,尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法,不宜轻易打乱重整。

来源原则的三个基本点是紧密联系、层层递进的。尊重来源是基础,尊重全宗和尊重全宗内的原始整理体系都是尊重来源的重要体现和延伸。

20、我国的全宗理论体系

我国的全宗理论是在借鉴苏联模式的基础上经逐步形成的,同样是对来源原则的丰富和发展。我国到20世纪80年代已基本形成了成熟的全宗理论体系,这一体系主要包括五个方面的内容:

第一,明确提出了全宗的定义和基本涵义。全宗是指一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体,它的基本涵义有三点,即全宗是一个有机整体,全宗是在一定的历史活动中形成的,全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

第二,明确提出了全宗(实质为形成全宗的“立档单位”)的构成条件。我国学习苏联的经验,提出了与欧洲国家来源概念相对应的“立档单位”,并规定了立档单位的三个条件:独立行使职权,能主要以自己的名义单独对外行文;设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

第三,明确提出了划分全宗类型的主要标准。我国主要从两种角度划分全宗类型。一是按照全宗形成者区分为机关组织全宗和人物全宗;二是按照全宗的范围和构成方式区分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。其中,独立全宗是典型形式,联合全宗、全宗汇集和档案汇集是全宗的补充形式。

第四,明确提出了“全宗群”概念。来源原则的核心是维护全宗的完整性,我国的全宗理论更进一步,通过提出全宗群原则来维护全宗之间的有机联系。全宗群具有维护相同类型全宗的不可分散性、保持文件在更大范围内的历史联系的作用,尽管它不是馆藏整理和分类的实体单位,却是指导馆藏组织的一种科学原则。

第五,明确了全宗内档案分类的科学方法。我国对全宗内档案分类的规定吸取了苏联的合理经验,也要求根据立档单位及其档案的实际情况,单独选用或是结合运用组织机构、年度、问题分类方法进行,以求最大限度地保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。我国的这一规定同样超越了德国登记室原则和《荷兰手册》的局限,更加辩证和科学。总之,我国的全宗理论使来源原则的理论内容更加丰富、理论体系更加成熟。

21、档案价值理论

档案价值体现在其保存年限。档案的保存年限决定于其利用价值,决定于其唯一性、真实性、原始性的本质。任何档案都是无价(价格)的,也是有价(价值)的。通俗地说:档案的价值大小就是其保管期的长短。

档案鉴定工作是指档案馆(室)及档案管理人员按照一定的原则、规定和方法,判定档案的价值,审定档案的保管期限,处理剔除而不再保存的档案的一项具体业务工作。是档案管理工作的一个重要环节。

档案鉴定工作的原则:必须从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。

档案的保管期限:目前我国各种档案的保管期限概括起来有两种,即永久和定期。

档案保管期限表的类型:目前我国使用的档案保管期限表的类型归纳起来有以下几种:标准档案保管期限表、、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表、机关档案保管期限表。

22、文件生命周期理论的基本内容

第一,文件从其形成到销毁或永久保存,是一个完整的运动过程。这包括两层涵义。首先,这里的文件是一个广义概念。其次,文件运动现象如同生命现象一样,从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。

第二,由于文件价值形态的变化,这一完整过程可划分为若干阶段。这包括三层涵义。首先,文件的整体运动过程具有阶段性特征。其次,文件运动过程的各阶段具有不同特点。再次,引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化。

第三,文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。这包括两层涵义。首先,文件在每一个阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象、保存场所和管理方式。其次,文件服务对象,保管场所和管理方式等方面的变化只不过是文件运动不同联合体的外在表现,只有价值形态的变化才是其内在决定因素。

23、我国档案行政管理部门职能

《档案法》第六条规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业,对全国的档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”

24、我国各级各类档案职能

《档案法》第八条规定“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”

25、机关档案的含义

是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。机关档案具有双重性:机关档案既是机关单位的财产,也是国家的宝贵财富。

26、机关档案工作的含义

是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。

机关档案工作具有双重地位:机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分,又是国家档案事业的重要组成部分。

机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。包括贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;监督、指导所属机构的档案工作。

机关档案工作具体任务是:(1)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规,建立、健全本单位的档案工作规章制度;(2)对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导;(3)收集、管理本单位各种门类和载体的档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并按规定向有关档案馆移交档案;(4)在档案工作“统一领导、分级管理”原则下,负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。

27、机关档案工作基本制度

主要包括机关档案工作人员岗位责任制、机关文件材料归档制度、机关档案保管制度、机关档案保密制度、机关档案鉴定工作制度和机关档案利用制度等六项。

28、机关档案室的含义

是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。

机关档案室工作具体内容主要有:(1)起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度;(2)负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导;(3)对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导;(4)组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动;(5)本机关档案的管理。包括机关档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工作。

我国现行机关单位设置的档案工作机构类型主要有:(1)按承担机关档案工作职能的形式划分,有完全职能型、非完全职能型和非职能型三种;(2)按管理本单位档案的形式划分为综合档案室、文书(科技)档案室和专门档案室三种;(3)机关档案室的辅助类型目前主要有联合档案室和文件中心两种。

29、机关档案综合管理的含义

是指按“统一领导,分级管理”的原则,机关档案工作实行集中统一管理,机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理形式。

机关档案综合管理有以下含义:(1)在档案工作“统一领导,分级管理”的原则下,机关档案工作实行集中统一管理;(2)机关档案实行集中统一管理;(3)机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务;(4)机关档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。

30、机关档案收集工作的含义

是指机关档案室收集档案和围绕收集档案而开展的各项档案业务工作的总称。

凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围,此外,还应收集与本机关档案有关的资料和实物。

31、机关档案管理用房“三分开”的含义

机关档案管理用房应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要。机关档案库房、阅档室和整理室 “三分开”。库房要求坚固、实用,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠和防虫等“八防”设施。

32、机关档案的移交

是指按照《档案法》及其实施办法的有关规定和机关档案工作的任务要求,机关档案部门定期向有关档案馆移交档案的一项重要的义务性档案业务工作。

机关档案部门移交档案的范围和内容:(1)重要的文书档案、科技档案和各种专门档案;(2)在机关立卷以及档案管理中形成的立卷说明、全宗指南、案卷目录、文件目录、机读目录数据库和管理软件、移交清册、交接凭证、分类方案、全宗单、组织机构沿革、大事记等有关文件材料;(3)有关的资料和实物。

33、机关档案鉴定工作的内容

主要包括制定机关档案保管期限表、判定保管期限、对到期档案的鉴定和鉴定后档案的处理等。

机关档案保管期限表的内容包括条款号、条款名称、保管期限、备注等。

鉴定后的档案处理有两种情况:一是上升保管期限;二是销毁。

34.机关档案室档案价值鉴定工作的步骤

1)在机关文件归档时确立归档范围,同时剔除一部分没有保存价值的文件,由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后销毁;

2)对归档文件确立保管期限,通常的做法是各机关在每年的归档文件目录初步确定保管期限,平时根据每份文件的内容和价值分别归入不同的档案盒,正式整理时再以件(卷)为单位依据保管期限表确定其保管期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关档案工作人员与文书立卷人员共同实施;

3)到一定年限进行价值复审。

35、机关档案统计工作的内容

主要包括建立机关档案统计工作制度、机关档案的登记、建立机关档案数量状况统计台帐和机关档案工作基本情况统计年报。

36、机关档案利用的方式

分为提供利用和开发利用两大类。机关档案提供利用的方法主要包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。机关档案的开发利用较为常用的形式:(1)档案资料的编研;(2)档案资料专题信息服务;(3)参与性研究利用。

37、全宗指南

是介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书,又称为全宗介绍。全宗指南为段落式条目信息,由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

38、档案馆的含义

是专门收集、保管和利用档案史料的科学文化事业机构。档案馆的性质主要表现在以下两个方面:(1)科学文化事业机构的性质;(2)档案管理专业性质。

39、档案馆在国家档案事业中的主体地位

是由以下几个方面的因素构成:(1)档案馆是保管档案的基地;(2)档案馆是档案工作服务于社会的主要承担者;(3)档案馆是实现档案工作现代化的支柱;(4)档案馆是比较国家和地方档案事业发展规模与水平的重要标尺。

40、档案馆的基本任务

1)维护党和国家历史真实面貌是档案馆工作的出发点;

2)集中统一地管理党和国家的档案及有关资料是档案馆工作的物质基础;

3)维护档案的完整与安全是档案馆管理档案的基本要求;

4)积极提供利用,为社会主义现代化建设服务是档案馆工作的根本目的。

41、我国档案馆类型

根据坚持统一领导、分级管理,重点发展原有各级国家综合档案馆的原则,全国各级各类档案馆的具体设置与布局方案如下:

1)各级国家档案馆。各级国家档案馆,是归口中央或地方各级档案行政管理部门(或与有关部门)直接管理的文化事业或科学技术事业机构。包括综合档案馆和专门档案馆。

2)部门档案馆。是中央和地方某些专业主管部门所属的,收集管理本部门档案的事业机构。

3)企业、事业单位档案馆。收集管理本企业及其所属单位形成的档案;

4)中国人民解放军系统设置的档案馆。

42、档案馆工作的含义

广义的档案馆工作是指档案馆各项工作的总称。

狭义的档案馆工作是指档案馆各项业务工作的总称。具体业务工作内容概括起来有三个方面:(1接收和收集(接收和征集)档案;(2)科学地管理档案;(3)开发档案信息资源,为社会提供服务。

43、档案馆全宗的设立与调整

1)政治因素发生变化时,立档单位的性质发生变化,因而馆藏全宗就必须重新设立或作相应的调整:

按不同的历史时期分别设立或调整全宗;

同一历史时期应按不同的政权性质分别设立或调整全宗;

同一历史时期同一政权的组织,如内在性质发生变化,应分别设立或调整全宗;

有些组织(主要是一般的企业、事业单位、团体等社会性组织)内在性质不发生变化、连续性强,虽经历不同的历史时期和不同性质的政权,其全宗可以延续保持,前后相连,不必分设全宗,但全宗内应分为不同的部分进行分类整理编目。

2)档案馆应根据立档单位基本职能的变化情况进行全宗设立或调整,常见的主要有以下几种情况:

新成立的并具有一定独立性机关,接受和代替了原机关的职能,或是由若干撤销机关合并而成的新机关,该立档单位应独立构成新的全宗;

原来是一个独立的单位,撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位,撤销单位为一个全宗,新成立的单位为新的立档单位,各自构成新的全宗;

某一独立单位中的一个部门,从该单位中独立出来建立了一个新的独立单位,从其成立之日起成为立档单位,构成新的全宗;

原为一个独立单位,撤销后并入另一个单位成为其内部机构,该单位撤销前为一个全宗,撤销后便不再是一个立档单位,其档案成为所并入机关的全宗的组成部分。

3)立档单位基本职能的变化情况和全宗设立与调整应注意的几个问题:

临时机构一般不单独建立全宗;

派出性机构不能构成全宗;

立档单位基本职能变化后,确定全宗起止日期的界限和全宗文件的实际划分应以有关文件的日期为准,不能按年度进行分割;

立档单位的一般职能与工作范围的扩大或缩小,内部组织机构的调整,工作地点的变更,名称的更改,领导隶属关系的改变,或者在一段时间内停止过工作等,都不属于基本职能的变化,不必重新划分全宗。

44、档案馆资料管理工作的含义

档案馆的资料对于档案馆具有十分重要的意义和作用:(1)资料是馆藏档案的有效补充;(2)收集保管与档案有关的资料,是我国档案馆工作的历史传统;(3)资料的利用有助于档案的利用;(4)资料的利用有助于档案的保存。

档案馆资料收集的要求主要是:(1)要有地方特色;(2)要有史料价值;(3)要注意资料的系统性和完整性;(4)要注意资料载体形式的多样性。

档案馆资料收集的途径主要包括接收、征集、交换、订购、自编等。

45、档案馆丰富馆藏与完善馆藏结构的意义及方式

档案馆丰富馆藏与完善馆藏结构的意义:馆藏丰富是衡量档案馆的规模、地位和作用一个重要指标;优化和完善馆藏结构是档案馆改善馆藏的重要措施;合理的馆藏结构是档案馆收集工作追求的一个重要目标。

档案馆接收现行机关保存期满的档案的方法有逐年接收和定期接收两种。档案馆接收档案的步骤包括编制档案馆档案被接收单位名册、制定档案馆档案接收计划、档案实体移交的准备工作、档案馆档案实体的接收。

档案馆档案征集方法包括无偿征集、有偿征集、购买、征收(没收)、征购、交换等。

46、档号的含义

档案馆()在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。

47、档案馆档案鉴定工作的内容

主要包括档案的价值鉴定、真伪甄别、档案的内容考证、档案的损毁程度的技术鉴定、销毁鉴定、开放鉴定、公布鉴定等。

价值鉴定又分为进馆鉴定、馆内鉴定(包括定期鉴定、到期鉴定、期满鉴定)等。

48、档案馆档案统计工作含义

就是档案馆运用统计学原理,以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。是档案业务工作的一个重要的环节。包括档案馆登记工作、统计台帐、统计数据分析、年报等工作内容。

我国档案统计工作的体系基本上分为四个层次:全国档案工作基本情况统计;专业系统档案工作基本情况统计;地方(包括省、市、地、县、区等)各级档案工作情况统计;档案馆、档案室档案工作情况统计。

49、档案馆登记的种类

主要包括档案馆档案数量和状况的登记;档案提供利用的登记;档案保管状况的登记;档案鉴定工作的登记;档案馆行政管理情况的登记等。

50.档案收集工作的内容

1)机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档文件接收;

2)档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收;

3)对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。

51.档案收集工作的基本要求

1)及时、全面地把档案收集进馆(室);

2)加强馆(室)档案来源的调查研究与指导工作;

3)推行入馆(室)档案的标准化;

4)保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。

52.文件转化为档案的条件

1)办理完毕的文件才能作为档案保存;

2)对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存;

3)按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。

53.机关编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表的要求

须经同级档案行政管理部门审查同意后执行。机关工作职能发生变化时,应及时进行相应调整,并履行报批。

54.《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》的适用范围

各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应当作为文书档案保存的归档文件的整理,其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的,从其规定。

55.《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》关于归档文件整理的内容

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。

56.《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》遵循的业务工作方针

业务工作方针是 “强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”,简便、高效、科学地开展归档工作。归档文件应当齐全完整,保管期限划分准确。档案进馆单位应当按照国家档案局第8 号令、10 号令要求,执行经当地档案行政管理部门批准的文件材料归档范围和档案保管期限表收集归档文件材料。

57.《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》遵循的整理原则

1)归档文件整理应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

2)归档文件整理应当区分不同价值,便于保管和利用。

3) 归档文件整理应当符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。所使用的档案管理系统应当符合国家档案局有关档案管理系统软件功能要求及江苏省有关地方标准规范要求。

4) 归档文件整理应当保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

58.在《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》中,归档文件关于“件”的构成

一般以每份文件为一件。文件正本、发文稿纸、定稿为一件,法规等重要文件的正文与历次修改稿数量多的,可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件,将记载修改过程的定稿与正文、发文稿纸为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件,经过若干环节、层次办理的来文、复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件(作为文件附件时除外);未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件;介绍信存根等一本为一件;会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;同一次会议成套的会议材料各为一件。

59.《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》对于归档文件的排序

归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单的,文件处理单在前,收文在后;有发文稿纸的,正本在前,发文稿纸和定稿依次在后。

60.在《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》中,归档文件的分类

立档单位应当对归档文件进行科学分类,同一全宗应当保持分类方案的一致性和稳定性。

归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用“问题——年度——保管期限”的方法分类。分类层次最多三层,即年度、期限、机构(问题);最少两层,即年度、期限。一个单位应当保持分类方案的稳定。

61.档案馆的馆藏档案主要来源

1)现行机关档案源;

2)撤销机关档案源;

3)组织和个人保存的散失档案;

4)档案馆之间交接的档案。

62.档案馆收集历史档案的对象和途径

1)收集散于一些国家机关、社会组织中的历史档案;

2)征集收藏于个人手中的历史档案;

3)征集少数民族地区的历史档案;

4)收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史部门所征集到的历史档案;

5)征集散失国外的历史档案。

63.人事档案收集工作的原理

1)过程控制与结果控制原理。人事档案的管理主体有责任明确人事档案管理的业务工作流程,合理选择控制节点,清楚描述每个节点应形成的人事档案材料的种类和内容要求。人事档案的管理主体应重视结果控制,做好日常接收材料的审核工作,保证材料的合规性、真实性和可靠性。

2)精细化管理原理。注意细节,材料的真实性(如“三龄二历一身份”)、完整性(有无签章)。确保人事档案作为人力资源管理工具的有效性,防止用人失察、用人失当、用人失误等问题的发生。

3)动态化管理原理。人才流动服务机构应加强与人员及其现所在工作单位的联系,做好档案材料的收集工作,不断充实人事档案的内容。人事档案是一种动态性和延展性很强的专门档案,它会随着人员的成长而生长。管理人事档案的机构必须按照人事档案的形成规律和特点,不断补充相关人员的记录材料。

64.根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织,定期向有关的国家档案馆移交档案的期限

1)属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20 年即向有关的国家档案馆移交;

2)属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10 年即向有关的县级国家档案馆移交;

3)经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;已撤销的单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。

65.根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》(档发〔20164 号),丰富和优化档案馆藏的措施

1)贯彻《各级各类档案馆收集档案范围的规定》,依法开展档案移交进馆工作,确保应进馆的各类档案及时接收进馆;

2)科学规范专业档案管理制度和办法,明确各级档案馆接收专业档案的范围,对重点专业档案的形成和管理加强监督检查;

3)加大对境内外具有重要保存价值的档案资料的征集力度;

4)鼓励开展口述历史档案、国家记忆和城市(乡村)记忆工程、非物质文化遗产建档等工作。

66.根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔201415号),加大档案收集整理制度的措施

1)各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实,做到全面覆盖;

2)各级党委和政府成立专项工作机构或协调机构时,根据需要吸收档案部门参加,确保建立档案与开展专项工作同步进行;

3)县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导,特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等,要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。

67.根据《省委办公厅、省政府办公厅印发<关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见>的通知》要求,建立覆盖全社会的“大档案”工作格局的主要内容

牢固树立“大档案”理念,建立覆盖全社会各个领域、各个层级的档案工作新格局,推进档案事业“横向到边、纵向到底”,不留空白。把党委政府直属档案馆作为档案事业主体,强化其在档案资源管理中的核心地位,使其成为党委政府统一收集、保管和开发利用党政机关档案以及重要社会档案资源的机构。各部门各单位要根据实际需要,设立或明确相应的工作机构负责档案工作,配备专兼职档案人员,健全档案管理网络,做好本单位本系统的档案工作。档案资源数量多、档案利用频繁的部门和单位应建立部门档案馆或专业档案馆。党政机关办公地点集中的地区,要积极探索建立机关文件(档案)管理中心,实施集约化管理。各乡镇(街道)要建立健全档案机构,配备档案管理人员,集中统一管理乡镇(街道)各机构档案。村(社区)要设立档案室并指定人员负责档案工作,收集保管本村(社区)各类档案并提供利用服务,也可将村级档案集中到乡镇管理。各级各类开发区要明确相应机构,集中管理开发区各机构的档案资源,履行对全区档案工作的监督、指导职能。加强国有企业档案工作,支持和引导非公有制企业开展档案工作,推动新领域、新机构、新社会组织建档。建立完善国家、省重大建设项目档案登记、检查、验收机制。鼓励有条件的家庭建立家庭档案,鼓励个人保管、展示其收藏的档案,并向档案馆捐赠或寄存档案。对捐赠重要、珍贵档案的,给予一定奖励。完善档案管理社会化服务机制,规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务,开展档案社会保管服务。

68.根据《省委办公厅、省政府办公厅印发<关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见>的通知》要求,建立健全档案资源体系的主要内容

切实加强档案资源建设,使全社会档案资源得到完整留存、安全保管,通过完整、准确、系统的档案记录让历史更真实、未来更清晰。各级党委政府直属档案馆要依法开展档案接收,积极开展重大活动、重要事件档案,涉及民生的专业档案,各类经济社会组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值档案的收集,努力构建内容丰富、结构合理的馆藏体系。各部门各单位要依法定期向本级党委政府直属档案馆移交档案。要建立健全文件材料归档制度,及时制定或修订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表,认真开展档案收集整理工作,做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料(包括电子文件及照片、录音、录像、实物等),均要向本单位档案机构移交,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中,有关部门要会同档案行政管理部门及时规范档案流向,妥善进行档案处置,严防档案流失。

69.根据《省委办公厅、省政府办公厅转发省档案局、省档案馆<关于加强档案资料征集工作的意见>的通知》(苏办【1999】第38),档案资料征集的范围

党的国家领导人在江苏各地视察、指导工作,出席有关活动等所形成的各种档案资料。

在江苏省担任过省级领导职务的领导人、各界有重要影响的名人的档案资料。

本省名特优产品档案资料,需要进馆的省属国有企业资产产权变动的有关档案资料和省级以上重点工程、科研、技改项目有关档案资料,以及有代表性的省级以上乡镇企业集团的档案资料。

省级机关、团体、企业、事业单位编印的反映省情的重要资料。

本省范围内新闻出版部门出版的图书、音像制品和重要的报刊、杂志。

省和各市、县(市)地方志、年鉴和党史、文史、大事记等有关地情资料。

本省历史上的形成的典章法规、官民文契、珍本古籍、家族谱牒,以及其它与历史名人、经济文化、社会变革、自然灾异、山川形胜,民俗风情等有关的档案资料。

建国前在本省范围内活动的中共党政军机关、团体和武装力量等形成的档案资料。

“文化大革命”期间反映江苏重大事件的传单、小报、文稿、汇编、录音、照片和群众组织的印章、旗帜、旗帜、袖标、徽号等。

其它散存在社会和海外、国外应该进馆的档案资料。

70.根据《省委办公厅、省政府办公厅转发省档案局、省档案馆<关于加强档案资料征集工作的意见>的通知》(苏办【1999】第38),档案资料征集的方法

征集的档案资料由有关单位、有关人员寄送本馆。需要本馆派员前往收集的,可与本馆联系。

本省出版物由出版单位寄送样书、样刊、样带、样盘,寄送不全或尚未寄送的,要寄送齐全。

本馆对损赠档案资料的单位和个人,发给捐赠证书;价值较高的,予以表彰和奖励。

对复制档案必需的材料和劳务费用,本馆根据实际情况支付;对特别珍贵的档案,可以征购或寄存。

向本馆捐赠档案的个人,对其捐赠的档案享有优先利用权;对档案中不宜向社会开放的部分,可以提出限制利用的意见。

71.根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8 号)规定,机关文书档案的保管期限的种类及保管时间

机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30 年、10 年。

根据机关工作实际情况,经档案行政管理部门同意,专门档案可增设期限档次。

72.根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8 号)规定,机关文件材料归档范围

1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

73.根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8 号)规定,机关文件材料不需要归档的范围

1)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

2)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

3)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

74.根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8 号)规定,应永久保管的文书档案范围

1)本机关制定的法规政策性文件材料;

2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

5)本机关机构演变、人事任免等文件材料;

6)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;

8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

75.根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8 号)规定,应定期保管的文书档案范围

1)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

2)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

3)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

4)本机关一般性事务管理文件材料;

5)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

6)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;

7)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

8)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

9)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

76.根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9 号)规定,综合档案馆档案收集范围

1)新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围;

2)本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围;

3)经协商同意,综合档案馆可以收集或代存本行政区社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案,也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

77.根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9 号)规定,各级部门档案馆档案收集范围

各级部门档案馆,收集本部门及其直属单位形成的档案,但其中履行行政管理职能的档案,要按有关规定定期向综合档案馆移交。

78.根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9 号)规定,综合档案馆依法接收本级档案的组织机构范围

1)中国共产党委员会及所属各部门;

2)人民代表大会及其常设机构;

3)人民政府及其所属各部门和单位;

4)人民政协及其常设机构;

5)人民法院、人民检察院;

6)各民主党派机关;

7)工会、共青团、妇联等人民团体;

8)国有企业、事业单位;

9)可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。

79.根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9 号)规定,国有企业、事业单位设立的档案馆收集范围

国有企业、事业单位设立的档案馆收集本单位及其所属机构形成的档案。国有企业发生破产转制,事业单位发生撤销等情况,其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。

80.根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9 号)规定,省级以上(含省级)及省级以下档案馆接收档案保管期限的范围

省级以上(含省级)档案馆接收保管期限为永久的档案,省级以下(不含省级)档案馆接收保管期限为永久和30 年以上(含30 年)的档案。

81.根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9 号)规定,档案馆在收集档案时应同时收集的其他内容

档案馆在收集档案时,应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料,收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。

82.根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10 号)规定,企业需要归档的文件材料范围

1)反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料;

2)本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料;

3)本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料;所属和控股企业报送的重要文件材料;

4)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

83.根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10 号)规定,企业在归档应归档的纸质文件和电子文件时应注意的问题

1)企业应归档纸质文件材料中,有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档;

2)企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限;

3)企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。

84.根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10 号)规定,企业档案的保管期限种类

企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30 年、10 年。

85.根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10 号)规定,应永久保管的企业管理类档案范围

1)本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料,本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料;

2)本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料,资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料,对外投资文件材料;本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料,企业融资文件材料;

3)本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复,有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料,行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料,本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料;

4)本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料,内部管理制度、规定、办法等文件材料;

5)本企业机构演变,人力资源管理的重要文件材料;本企业涉及职工权益的其他重要文件材料;企业文化建设文件材料;

6)本企业经营管理工作的重要文件材料;

7)本企业生产技术管理工作的重要文件材料;

8)本企业行政管理工作的重要文件材料;

9)本企业党群工作的重要文件材料;

10)新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道;

11)有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料;本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料,本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料;

12)本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。

86.根据《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定,归档文件的主要来源

1)本企业形成的文件;

2)本企业引进项目、外购设备等接收的文件;

3)所属单位及参股企业应向本企业提交的文件;

4)本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件;

5)本企业执行、办理的外来文件。

87.根据《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定,文件的归档时间

1)经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档;

2)科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品生产及服务业务应定期或按阶段归档;

3)产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档;外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档;

4)会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交;

5)电子文件逻辑归档宜定时进行,物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致;

6)磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档,或与相应内容的纸质载体归档时间一致;

7)更新、补充的文件,企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件,企业资产与产权变动过程中形成的文件,其他活动中形成的文件等,应随时归档。

88.根据《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定,文件归档的要求

1)企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档;

2)归档的文件应完整、准确、系统,其制成材料应有利于长久保存,图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求;

3)归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档;

4)非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的,应一并归档,无译文的要译出标题和目录后归档;

5)归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数;

6)两个以上单位合作完成的项目,应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件,协办单位保存与所承担任务相关的正本文件;

7)文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明,并经项目负责人审核签字。

89.根据《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定,办理归档手续的要求

移交档案时,由移交处室负责填写“档案移交清册”一式二份。档案室根据移交登记表清点核对,交接双方在移交登记表上签字以备存查。

90.根据《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定,企业电子文件归档要求

1)电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定;

2)企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息,以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档;

3)归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移;

4)电子文件应经鉴定、整理、审核后归档;

5)加密的电子文件归档时一般应解密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档;

6)文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

91.《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79 号)的颁布时间以及生效时间

《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79 号)最新版本的颁布时间为2015 12 11 日,自2016 1 1 日起施行。

92.根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)规定,会计档案的定义

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

93.根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)规定,应归档的会计资料范围

1)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

2)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

3)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

4)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

94.根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)规定,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案的条件

1)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

2)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

3)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

4)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

5)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

6)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

95.根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)规定,会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10 年和30 年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

96.根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)规定,临时保管会计档案的要求

当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

97.根据《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)规定,数码照片的归档范围

1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。a.本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片;b.本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片;c.领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片;d.本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片;e.本单位历届领导班子成员的数码证件照片。

2)记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。

3)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。

4)其他具有保存价值的数码照片。

98.根据《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)规定,数码照片的归档要求

1)归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件,不能对数码照片的内容和EXIF 信息进行修改和处理;

2)对反映同一内容的若干张数码照片,应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档,所选数码照片应能反映该项活动的全貌,且主题鲜明,影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张;

3)归档的数码照片应为JPEGTIFF RAW 格式,推荐采用JPEG 格式;

4)归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括揭示该张数码照片所反映的主要内容;

5)数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档,也可通过网络进行在线归档;

6)归档时,应参照电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。

99.根据《电子档案移交与接收办法》(档发〔20127 号)规定,移交与接收电子档案的要求

移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用;涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。

100.根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79 号)规定,会计档案移交清册的内容

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

101.根据《电子档案移交与接收办法》(档发〔20127 号)规定,电子档案移交时间

档案移交单位一般自电子档案形成之日起5 年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案,可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。

102.根据《电子档案移交与接收办法》(档发〔20127 号)规定,电子档案移交的基本要求

1)元数据应当与电子档案一起移交,一般采用基于XML 的封装方式组织档案数据;

2)电子档案的文件格式按照国家有关规定执行;

3)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息;

4)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交,压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交;

5)档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5 年。

103.根据《电子档案移交与接收办法》(档发〔20127 号)规定,电子档案接收的主要流程

检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。

104.根据《电子档案移交与接收办法》(档发〔20127 号)规定,电子档案载体标注内容

载体盒标注:全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等:

1)全宗号是档案馆分配给立档单位的编号;

2)年度是该载体内档案起止年度, 如2001 年至2006 年即标定为2001/2006

3)载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号,由阿拉伯数字组成;

4)数据量是载体内档案存储容量;

105.中华人民共和国档案行业标准《口述历史电子档案元数据方案》(DA/T —2015)中的“口述历史档案”的含义

反映过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动内容的,对国家和社会有保存价值的,由事件亲历(闻)者口头转述的,经采集者以标准方法采集的、真实性验证的各种文字、照片、声像形式的历史记录。

106.档案整理工作的内容

区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。

107.档案整理工作的原则

充分利用原有的整理基础;保持文件之间的历史联系;便于保管和利用。

108.保持文件之间的历史联系的主要表现

来源方面的联系;时间方面的联系;内容方面的联系;形式方面的联系。

109.全宗的含义

全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体,是档案馆的第一层分类、管理单位。全宗的基本含义包括三个方面:

全宗是有机联系的档案整体;

全宗是在一定的历史活动中形成的;

全宗是以一定的社会单位为基础形成的。

110.在档案馆内,档案以全宗为单位进行整理的必要性

按照全宗整理档案,能够揭示档案内容的本质,从而正确评价档案的价值,为档案的提供利用奠定了科学基础。按照全宗来整理档案,能比较完善地反映机关或个人活动的面貌,从而便于对档案的利用,使人们有可能通过档案全宗全面地、系统地去研究历史上各个机关或著名人物,在工作活动中所积累下的丰富的历史经验和教训。

全宗是档案的基本单位,对档案管理有重要的组织作用。在档案管理的全过程中,要以全宗为基本单位进行分类、编目、鉴定、统计等管理工作,避免造成某种不必要的混乱发生。区分全宗是整理档案的第一步。

按全宗管理档案,是档案管理区别于图书管理及其他文献管理的重要特点之一。同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混淆,应该按照档案的来源把全宗内已经被分散的各部分档案集中起来,从而维护全宗的完整性以及挖掘全宗内档案作用的潜力。

111.机构成为立档单位的条件

可以独立行使职权,并能以自己的名义对外行文;

设有会计单位或独立的核算单位,自己可以编造预算或财务计划;

设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

112.全宗编号的要求及方法

全宗编号的主要要求有:(1)唯一性或专指性;(2)系统性或连续性;(3)方便实用。

全宗编号的方法主要有:(1)大流水编号法;(2)体系分类编号法;(3)分类流水编号法。

113.根据《全宗卷规范》(DA/T12-2012)规定,全宗卷的含义

全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况,在整个档案中起着龙头作用,是管理全宗档案的“档案”。它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料,每个全宗卷的具体记录,反映了每个全宗的基本情况和管理情况,对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。

114.根据《全宗卷规范》(DA/T12-2012)规定,全宗卷编制原则

档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷;(2)全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、完整,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。(3)全宗卷内文件材料的整理,应按照其固有的特点,保持文件间的有机联系,分类合理、方法科学、格式规范。

115.对于一个组织全宗而言,常用的档案分类方法、其适用范围和应该注意事项

对于一个组织全宗而言,常用的档案分类方法三种,其适用范围和应该注意事项具体见下表:

方法

特点

适用范围

需注意问题

年度分类法

1.保持文件在时间方面的联系;2.与文书处理制度相符合;3.标准客观,便于归类。

大部分立档单位

准确判断文件所属年度。

组织机构分类法

1.保持文件在来源方面的联系;2.与文书处理方式相吻合;3.标准客观,便于归类。

立档单位内部机构比较健全、稳定,且分工明确。

1.按机构设类并确定适当分类层次;2.对涉及若干机构的文件统一分类方法。

问题分类法

1.保持文件内容方面的联系;2.类目设置与文件归类难以掌握。

1.立档单位内部机构分工简单,或职能交叉;2. 各内部机构之间文件有混淆。

1.类目设置符合实际;2.类目体系符合逻辑;3.文件归类准确合理。

保管期限分类法

1、保持文件保管形式上的联系;2、简便易行。

1、立档单位规模较小;2、公文办理程序不适用按机构(问题)分类。

1、准确判定文件价值;2、保管期限的划分标准规范统一。

方法

适用范围

年度—组织机构分类法

立档单位内部机构分工明确,比较稳定,且具有一定数量的文件。多用于现行机关全宗。

组织机构—年度分类法

立档单位内部组织机构分工明确,基本稳定,且具有一定数量文件。多用于历史档案和撤销机关档案。

年度—问题分类法

立档单位内部组织机构分工不明确,变动频繁,或文件已混淆多用于现行机关全宗。

问题—年度分类法

多用于历史档案与撤销机关档案全宗。

116.档案复式分类法和适用范围

117.依据《归档文件整理规则》(DA/T22-2015),纸质文件归档整理的流程

修整——组件——装订——编页——分类——排列——编号——编目—— 装盒——排架

118.根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79 号)规定,整理会计资料的分类方法

通常有两种分类方法:

1)按照类别—保管期限—年度分类方法,分为凭证、账簿、财务报告及其他四大类。

2)按照年度—类别—保管期限分类方法整理。

119.根据《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)规定,照片档案说明的内容

    单张纸质照片的说明包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。其中题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

120.根据《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)规定,归档的磁性载体文件归档说明的内容

    1)磁带(软磁盘)需简要说明带()中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等;

2)录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时,还应归档一套可供借阅的备份录像片;

3)录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

121.《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》(苏档规发〔20163号)对“件”的编目要求

归档文件应当依据档号顺序编制归档文件目录。编目应当准确、详细,便于检索。

归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的,只对复文进行编目,但必须在题名栏中用“(  )”注明来文,如“附请示”;若作为两件,则分别编目。同一事由形成多份文件的,应分别编目,如同一次会议形成的15件归档文件,应编制15条目录。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

122.归档文件整理的含义

    将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。 

123.《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》(苏档规发〔20163号)对归档章位置和填注的规定要求

    归档文件应当在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章采用红色印泥,一般加盖在文件首页上端居中或其他空白位置。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上,以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应当耐久。电子文件可以由系统生成归档章样式或者以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

    归档章应当将档号的组成部分,即全宗号、门类代码年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)作为选择项,填入相应当栏目中。

124.影响档案完整与安全的因素

影响档案完整与安全的因素包括外部因素和内部因素。

1)外部因素又分为人为因素和自然因素。

人为因素表现在:①由于特定的需要,人们为了维护自身或者组织、本阶级的利益,有意识、有计划地破坏、毁灭档案,以使其价值和作用无法发挥,比如在“文化大革命”期间,我国很多档案被人为损毁;②因管理和使用不善而产生的本可以避免对档案的损坏,比如档案工作者麻痹大意、不遵守规章制度或档案保护意识不强等,使档案实体受到损坏、档案内容被泄露。

自然因素表现在:①档案的存放和提供利用过程中,因时间的推移,外部环境的变化,档案免疫避免地发生被损坏的现象,如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠等;②一些不可抗拒的突发自然事件,往往对档案损害较大,比如洪水、地震等自然灾害对档案的损毁。

2)内部因素主要是指档案自身,包括档案的制成材料,如纸张、胶片、磁带磁盘等载体材料,也包括墨水、油墨等书写、印刷材料,这些材料自身的寿命,直接影响了档案的寿命。现在社会,电子文件大量产生,电子文件自身的特性决定了对其的保管更具有复杂性,也更重要。对电子文件的妥善保管,是确保电子文件真实、完整、可读的基本手段。

125.档案保管工作的任务

    档案保管工作的根本任务是建立确保档案安全保密的档案安全体系,维护档案的完整与安全。主要体现在:(1)最大限度防止和减少档案的损毁,将威胁因素带来的不良影响降至最小;(2)延长档案的寿命;(3)确保档案的安全。

126.档案保管工作的内容

档案保管工作的内容涉及以下五个方面:

1)正确认识和全面把握档案的安全现状和破坏档案的各种因素;

2)制定和完善档案保管的各项制度和标准;

3)提供档案保管的基本物质条件;

4)日常的档案保管工作;

5)开展有针对性的档案保护工作。

127.档案保管工作的要求

    档案保管工作的要求概况为“三结合一区分”,具体表现为:

1)防、治结合,以防为主;(2)针对重点与兼顾全面相结合;

3)管理与技术相结合; (4)不同的档案,区分保管。

128.《中华人民共和国档案法》(1996 年修订)中规定,档案工作者在档案保管中会受到行政处分或追究刑事责任的行为

    有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:(1)损毁、丢失属于国家所有的档案的;(2)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;(3)涂改、伪造档案的;(4)擅自出卖或者转让档案的;(5)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;(6)不按规定归档或者不按期移交档案的;(7)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;(8)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

129.《全宗单》(GB/T 13967-2008)的含义及内容

    全宗单是以表格的形式反映全宗的基本情况、全宗内档案成分与数量的统计文件。全宗单的内容由全宗情况介绍和档案数量统计两部分构成。

130.根据《企业档案工作规范》(DA/T 422009)规定,电子档案保管要求

1)电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理;

2)电子档案应存储到脱机载体上;

3)脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签,电子档案载体应设置成禁止写操作的状态;

4)存储在脱机载体上的电子档案应一式三套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用;

5)超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁,按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

131.根据《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)规定,数码照片的保管要求

1)在线存储的数码照片档案的保管条件应符合《计算机场地通用规范》(GB/T 2887-2011)的要求;

2)离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)的要求;

3)离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38-2008)的要求;

4)对存储数码照片档案的磁性载体每满2 年、光盘每满4 年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施;

5)对存储在磁性载体上的数码照片档案,应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于4 年。

132.影响字迹耐久性的外界因素

字迹的耐久性取决于色素成分和结合方式,受到一些外部因素的影响。这些外部因素主要有光、温度、湿度、酸碱、氧化剂、有害气体和灰尘。

133.几类档案的档案库房温湿度标准

库房种类

温度范围

相对湿度范围

纸质档案库房

1424

4560

黑白胶片及其照片库房

1020

5565

彩色胶片及其照片库房

1-17

5565

机读档案库房

15

60

缩微品档案库房

1525

2540

134.不适宜的温湿度对档案的影响

1)温度:

    当温度达到30左右时,从档案制成材料的耐久性方面衡量,已经算是高温了。高温对档案制成材料的影响有以下几个方面:

①高温会使耐热性差的字迹材料扩散。如复写纸和圆珠笔等字迹;②高温有利于档案虫霉的生长和繁殖。这会给档案的保管带来不利的影响;③高温会加速各种有害化学杂质对档案制成材料的破坏作用(如纸张水解的加速)。当有害化学杂质存在时,温度越高有害物质对档案制成材料的破坏作用也越大;④高温会使一些新型载体档案产生变型。

低温对档案制成材料的影响。库房温度低一些,会避免高温对档案制成材料的破坏作用,但也不是温度越低越好。温度过低时会使纸张里的水分产生冰结,致使它的内部结构遭到破坏,从而影响纸张的耐久性。同时,对于一些新型载体会带来破坏作用,如变型等。因此,库房温度不要低于零度。

2)湿度:

 ①湿度太大,会加速档案纸张的水解,影响纸张的耐久性,纤维在水和酸的作用下会发生水解,变成强度很差的水解纤维素,从而使档案的耐久性受到很大影响;②湿度太大,会使一些耐水性差的字迹材料扩散退色。如:纯蓝、红墨水等的色素成分都是有机染料耐水性差,当库内湿度大时,会使其字迹扩散退色影响档案的耐久性;③潮湿有利于档案害虫及微生物的生长和繁殖。容易长霉,一般来讲无论是危害档案的霉茵还是档案害虫,它们所要求的最适宜的湿度约在70%以上;④潮湿的空气,会促使空气中有害物质,对档案制成材料的破坏作用。如某些酸性气体,遇水后产生酸,酸是加速纸张水

解的因素,再有对于不耐酸的字迹材料,如以染料为色素成分的红蓝墨水,圆珠笔,复写纸等,也会产生破坏作用,影响档案的寿命。

低湿对档案制成材料的影响。库房湿度过低时,同样影响档案制成材料的耐久性。这是因为,湿度太低时会使纸张里的水分过度蒸发,从而不能保持纸张的正常含水量(7%),导致纤维内部的结构遭到破坏,使纸张变硬,变脆,强度下降。

135.档案库房选址的基本要求

选择库址时涉及的因素较多,应根据利于保存和利用档案的基本原则,从实际出发,考虑下述几方面的要求:

1)利于防水防潮。应建在地势较高排水顺畅,通风良好的地区;

2)利于防火与防有害气体。档案库应远离易燃易爆和散发有害气体的污染源,设在上风口,也不要从架空高压输电线下穿过;

3)便于利用档案。我们保存的档案是为了更好地利用,服务于社会;

4)便于扩建。档案库周围应留有适当的扩建用地。

136.档案库房的设计要求

1)利于保存档案。建筑设计必须以有利于保存档案为首要原则。那么也就是说,应符合防潮、防热、防光、防尘、防污染、防虫、防鼠,防水、防盗和防震的要求;

2)便于管理和利用档案。档案库房是档案馆建筑中的主要部分,为了便于档案的管理,档案库应自成一区,库区内不应设置其它用房,凡是有温湿度要求的,应该集中起来以便统筹安排与管理;

3)因地制宜,与当地气候相适应。因为我国南北气候差异很大,为了使档案库内的环境条件符合档案保存的要求,应因此制宜,尽量利用和适应当地的气候条件。

137.根据《档案虫霉防治一般规则》(DA/T 35-2007)规定,档案虫霉防治一般规则编制的基本原则

    按照“以防为主,防治结合,综合治理”的原则,就档案工作全过程中的虫霉预防和除治工作提出规范和技术指标。

138.档案价值鉴定工作的基本内容

1)建立档案价值鉴定的工作组织,完善档案价值鉴定工作机制;

2)制定科学的档案价值鉴定工作政策和规则,订立合理的工作程序、制度和标准;

3)具体判定档案的保存价值,划定需要保存档案的具体保管期限;

4)处置列入销毁范围的档案。

139.档案价值鉴定工作制度的基本内容

1)确立统一的鉴定原则和标准;

2)鉴定工作的组织领导;

3)销毁档案的批准与监销制度;

4)制定档案保管期限表实行审批制度。

140.根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79 号)规定,经鉴定可以销毁的会计档案的销毁程序

1)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

2)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

3)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

141.档案开放的标志和条件

档案向社会开放的标志:

1)开放档案与受控档案已经分开,并编制有开放目录;

2)档案开放的范围与数量已经同级党政领导机关正式批准,并向社会发布了开放档案的信息;

3)在接待对象和接待手续方面已符合法规要求;

4)已采取不同的形式向社会开放档案;

5)已有数量不等的公民持合法证件到档案馆查询所需要的档案。

档案开放的条件有:

1)有一定数量的档案;

2)档案已经过整理编目;

3)有开放档案的规章制度;

4)具备必要的阅览条件和复制设备。

142.《中华人民共和国档案法》(2016 年修正)中规定的国家档案馆保管档案的开放期限

国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行。

档案馆应当定期公布开放档案的目录,并为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案。

143.根据《中华人民共和国档案法实施办法》(国务院令第676号修正)规定,公布属于国家所有的档案应遵循的规定

    1)保存在档案馆的,由档案馆公布;必要时,应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布;

    2)保存在各单位档案机构的,由各该单位公布;必要时,应当报经其上级主管机关同意后公布;

    3)利用属于国家所有的档案的单位和个人,未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准,均无权公布档案;

4)属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案,其所有者向社会公布时,应当遵守国家有关保密的规定,不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。

144.档案编研工作的内容

1)熟悉档案馆(室)藏档案资源构成,研究档案馆(室)藏档案资源内容;

2)形成不同层次的、形式多样的编研成果:编写档案参考资料;汇编档案文集和编纂档案史料;参加历史研究和编史修志,撰写有关文章和著作。

145.档案编研工作的关键步骤

1)选题。科学合理的选题应该做到三匹配:选题应与社会需求相匹配;选题应与馆(室)藏档案资源相匹配;选题应与编研团队实力相匹配。

2)选材。材料选取过程中一般要着眼于以下几个方面:第一,确保材料真实可靠;第二,确保材料的齐全完整;第三,选择材料详略得当,重点突出。

3)加工与编写。

146.现行文件编研的形式

1)法规文件汇编;

2)政策性文件汇编;

3)会议文件汇编;

4)政府公报;

5)发文汇编;

6)专题文件汇编。

147.历史档案编研的形式

1)大事记;

2)组织沿革;

3)统计数字汇编;

4)专题概要。

148.档案利用服务的方式

1)阅览服务;(2)档案的外借;(3)制发档案复制本;(4)档案证明;(5)档案目录;(6)档案展览;(7)档案咨询。

网络化、档案数字化环境下档案利用服务方式:文件下载、网上数据库查询、网页浏览、定向网络传递。

149.根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔201415号)规定,创新档案服务形式的要求

    1)各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分,统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务,努力提供一站式服务,做到便民利民。

    2)各级国家档案馆要严格按照档案法积极开展档案鉴定工作并开放应开放的档案。各档案馆()要依法做好档案查阅服务,改进查阅方式,简化利用手续,免除利用收费,最大限度满足利用者需求;拓展服务渠道,围绕党委、政府、本单位和其他单位及人民群众的需要,主动开发档案资源,积极提供档案信息服务,通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进农村和社区等多种形式,全方位为社会提供档案信息服务。提供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。

150.根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》(档发〔20164 号),深化和拓展档案利用服务的要求

    1)重点推进各级国家档案馆依法开放。完善各级国家档案馆开放制度,依法推进馆藏档案的公开,落实政府信息开放利用相关政策;完善各级国家档案馆鉴定开放工作机制和程序,明确权力和责任。

    2)加强国家重点档案开发力度。实施“十三五”时期国家重点档案保护与开发项目,引导和支持国家综合档案馆申报开发项目;每年安排若干重大专题进行档案开发,鼓励各级档案馆加强区域合作。加强明清、民国和革命历史档案目录中心建设;开展国家重点档案目录资源基础体系建设,建立国家层面的国家重点档案文件级目录数据库和专题库。

    3)提高档案公共服务能力。拓展档案馆开展普及型教育、专业型利用服务和定制型政府决策参考的能力,为“五位一体”建设提供便捷便利的档案服务,提高档案馆公共服务的认知度和用户满意度。创新服务方式,多渠道开发档案资源,不断向社会推出精品力作和举办受公众欢迎的活动;利用现代化技术手段,简化利用方式,推动辖区档案资源跨馆利用、跨馆出证工作。推进电子健康档案和居民健康档案的建立和完善;提高流动人员人事档案基本公共服务能力。

151.《江苏省档案管理条例》(2003年修正)对档案馆对外提供利用的规定

属于国家所有的档案,由国家授权的档案馆或者有关机关公布。集体或者个人所有的档案,档案所有者有权公布,但必须遵守国家有关规定。任何单位或者个人所公布的档案不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。

对寄存在档案馆的档案,未经档案所有者的同意,档案馆不得提供他人利用和公布。

中华人民共和国公民和组织凡持合法有效证件或者证明的,可以利用档案馆已开放的档案;利用未开放的档案,应当按照国家有关规定履行审批手续;利用重要或者珍贵档案,档案馆应当将档案的复制件提供查阅。

152.根据《各级国家档案馆开放档案办法》(国家档案局令第2 号)规定,各级国家档案馆开放档案利用的手续

    大陆公民持有身份证或工作证、介绍信,可直接到档案馆利用。台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明,可持本人回乡证和身份证等有效证件,直接到有关档案馆利用;利用其它开放档案,须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,提前30 天向国家档案局或有关档案馆提出申请,说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。外国组织和个人的利用手续按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

153.根据《各级国家档案馆开放档案办法》(国家档案局令第2 号)规定,利用者若将所需的档案应用于自己的著述中的注意点

    利用者摘抄、复制的档案,如不违反国家有关规定,可以在研究著述中引用,但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中节引档案内容,均应注明档案的收藏单位和档号。档案馆鼓励利用者向其赠送利用档案撰写的著述或其它学术成果。

154.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定的企业档案部门的职责

1)统筹规划企业档案工作,制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

2)负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

3)指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

4)监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。

5)依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。

155.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)要求企业应建立的档案管理制度

1) 文件归档制度

2)档案保管制度

3)档案鉴定销毁制度

4)档案统计制度

5)档案利用制度

6)档案保密制度

7)电子档案管理制度

8档案管理系统操作制度

156.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定企业文件归档制度应明确的要求

1)文件归档范围及保管期限

2)归档时间

3)归档程序

4)归档质量要求

5)归档控制措施。

157.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定企业档案保管制度应明确的要求

1)各门类档案保管条件

2)特殊载体档案保管方式

3)档案清点检查办法

4)对受损档案的处置办法

5)档案进()库要求

6)库房管理要求

7)库房管理员职责

158.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定企业档案利用制度应明确的要求

1)档案提供利用的方式、方法

2)查()阅档案的权限和审批手续

3)接待查()阅档案的要求。

159.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定企业档案保密制度应明确的要求

1)档案形成者应承担的保密责任

2)档案管理者应承担的保密责任

3)档案利用者应承担的保密责任

160.根据《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定企业应建立的档案业务规范

1 文件、档案整理规范

2)档案分类方案

3)文件归档范围和保管期限表

4)特殊载体档案管理规范

161.《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定档案与资料的收集范围

1)企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。

2)企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。

3)企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

4)企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。

5)企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料

162.《企业档案工作规范》(DA/T 422009)规定企业档案整理的要求

1)档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。

2)分类方案应依据企业管理职能,结合档案形成特点制定,并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

3)类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。

4)全宗内档案按类分别集中排列,类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。

5)根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一,具有唯一性。

6)档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。

7)纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。

8)按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

9)档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。

163.根据《企业档案工作规范》(DA/T 422009)规定,档案鉴定工作有哪些要求?

1)企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组),负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。

2)档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用,以及历史研究价值确定。

3)档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。

4)永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌,对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件,列为永久保管。

5) 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动,在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件,列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

6)企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应登记造册,填写销毁清册,经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。

164.根据《企业档案工作规范》(DA/T 422009)规定档案利用工作的要求

1)档案部门应加强档案检索系统建设,开发档案信息资源,及时、有效地提供档案利用服务。

2)企业应根据保密规定和知识产权管理要求,设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。

3) 利用档案应按规定进行登记。利用效果突出的宜进行登记。

4)可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

5)企业宜对档案信息进行分类汇总,形成专题汇编,如规章制度汇编、专题文件汇编等。

6)企业宜对档案信息进行综合整理,形成专题材料,如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

7)企业宜对档案信息进行分析研究,形成深层次加工材料,如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。

8)企业可利用档案举办档案陈列或展览。

165.《企业档案工作规范》(DA/T 422009)对档案网络化服务的具体规定

1)企业应建立馆()藏档案目录数据库,并逐步实现档案的全文检索。

2)对数字化档案和各信息系统归档的电子文件,档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

3)涉密档案管理系统应与互联网物理断开,非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离

4)档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。

4)档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

5)各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。

166.根据《企业档案工作规范》(DA/T 422009)规定,档案管理系统软件应符合哪些要求?

1)档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要,并适应本企业信息化建设发展需要。

2)档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

3)档案管理系统应与各信息系统之间衔接,并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。

167.根据《企业档案工作规范》(DA/T 422009)规定,档案管理系统软件应具备哪些基本功能?

1)收集整编

2)数据管理

3)检索浏览

4)借阅管理

5)统计汇总

6)权限设置

7)安全保密

8系统维护

168.《企业档案工作规范》(DA/T 422009)规定档案库房的要求

1)档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所,无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

2)档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。

3)档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。

4)设置档案馆的企业,档案库房建筑应符合JGJ 25的要求,库房一般应预留15年档案存储需要。

169.《企业档案工作规范》(DA/T 422009)规定档案保护设施设备的要求

1)档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。

2)根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。

3)有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。

4)根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

170.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)对科学技术文件材料的定义

记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。

171.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)对科学技术档案的定义

国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的,对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的,应当归档保存的科技文件。

172.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)规定案卷和案卷内科技文件排列要求

1)科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或案卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前,图样在后;译文在前,原文在后。

2)案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。一般应印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;复文在前,来文在后。

3)科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。

4)产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序,或按其产品系列、结构等排列。

5)建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。

6)设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

173.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)规定科技档案案卷封面的编制内容

1)案卷题名

2)立卷单位

3)起止日期

4)保管期限

5)密级

6)档号

174.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)规定科技档案案卷封面编制内容填写要求

1)案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写;

2)立卷单位应填写负责组卷部门或单位;

3)起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的最早和最晚实践时间;

4)保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限;

5)密级应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级;

6)档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。

175.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)规定档号填写要求

1)全宗号,需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定。

2)分类号,应根据本单位分类方案设定的类别号确定。

3)项目代号,由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定。

4)目录号,应填写目录编号;

5)案卷号,应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

176. 《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)规定卷内目录编制内容填写要求

1)序号应依次标注卷内文件排列顺序。

2)文件编号应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。

3)责任者应填写文件形成者或第一责任者。

4)文件题名应填写文件全称。文件没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写题名。

5)日期应填写文件形成的时间---年、月、日。

6)页数应填写每件文件总页数。

7)备注可根据实际填写需注明的情况。

8)档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。

177.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)规定卷内备考表编制填写要求

1)立卷人应由立卷责任者签名.

2)立卷日期应填写完成立卷的时间。

3)检查人应由案卷质量审核者签名。

4)检查日期应填写案卷质量审核的时间。

5)互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。

6)档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。

178.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)规定案卷目录编制内容填写要求

1)序号应填写登录案卷的流水顺序号

2)档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号

3)案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。

4)保管期限应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限

5)总页数应填写案卷内全部文件的页数之和

6)备注可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息

179.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 118222008)规定案卷装订要求

1)案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。

2)以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章。

3)案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装,破损的科技文件要应修复。

180、《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目文件和项目档案的定义

项目文件是指在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

181、《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目档案管理卷的定义

项目档案管理卷是指档案管理机构在管理某一项目过程中形成的,包括项目概况、标段划分、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。

182、《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目档案的要求

项目档案应完整、准确、系统、规范和安全,满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

183. 《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目建设单位关于项目档案工作的职责任务

1)贯彻执行国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范。根据项目建设管理实际,制定、完善项目文件管理和档案管理的制度、规范、程序,并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。

2) 与参建单位签订合同、协议时应设立专门章节或条款,明确项目文件管理责任,包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。对参建单位进行合同履约考核时,应对项目文件管理条款的履行情况做出评价,合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况,并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付的前提条件。

3)项目开工前制定项目档案工作方案,对参建单位进行项目文件管理和归档交底。

4) 建立项目文件管理和归档考核机制,对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核。

5)将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设,统筹规划,同步实施。

6) 按档案行政管理部门和主管部门相关规定,进行项目档案管理登记,做好项目档案验收的准备和整改工作。

184. 《建设项目档案管理规范》( DAT282018)关于项目建设单位档案管理机构的职责任务

1) 监督、指导本单位工程管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作,审

查参建单位制定的针对该项目的文件管理和归档制度、规范。

2)组织项目管理相关人员和档案人员档案业务培训。

3) 参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收、竣工验收。

4)负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。

5)负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。

185.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目参建单位关于项目档案工作的职责任务

1)建立符合建设单位要求的文件管理制度,报建设单位确认。

2) 负责所承担工程的文件收集、整理和归档工作。

3)监理单位负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查。

4)实行总承包的项目,总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的组织协调。并按照有关规定,建立总承包范围内的项目档案工作组织,履行项目档案管理职责任务。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理,提交总承包单位审核,总承包单位应签署审查意见。

5) 应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备,采取措施确保项目文件的安全。

186.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目文件形成要求

1) 项目前期文件、管理性文件应符合国家有关法律法规、相关行业的规定;工程技术文件应符合国家、行业有关技术规范和标准的规定。

2)重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片和音视频文件。

3) 项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。

4)归档的项目文件应为原件。因故用复制件归档时,应加盖复制件提供单位公章或档案证明章,确保与原件一致。

187.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目竣工图编制的编制要求

1)工程竣工时应编制竣工图,竣工图一般由施工单位负责编制。

2) 竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位,真实反映项目竣工时的实际情况。

3) 应将设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件汇总后经监理审核,作为竣工图编制的依据。

4) 竣工图应依据工程技术规范按单位工程、分部工程、专业编制,并配有竣工图编制说明和图纸目录。

竣工图编制说明的内容应包括:竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。

5) 按施工图施工没有变更的,由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章。

6) 凡一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的,可直接在原图上修改,并加盖竣工图章。在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号,无法用图形、数据表达清楚的,应在图框内用文字说明。

7)有下述情形之一的均应重新绘制竣工图:

a)涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变;

b)图面变更面积超过20%;

c)合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例。

重新绘制竣工图按原图编号,图号末尾加注“竣”字,或在新图标题栏内注明“竣工阶段”。重新

绘制竣工图图幅、比例和文字大小及字体应与原图一致。

8) 施工单位重新绘制的竣工图,标题栏应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项,并逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章。

9) 行业规定设计单位编制或建设单位、施工单位委托设计单位编制竣工图,应在竣工图编制说明、图纸目录上和竣工图上逐张加盖并签署竣工图审核章。

10) 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在竣工图编制说明中注明;不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。

11) 建设单位应负责组织或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

12)用施工图编制竣工图的,应使用新图纸,不得使用复印的白图编制竣工图。

13)竣工图章、竣工图审核章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。

14) 竣工图应按 GB/T 10609.3 的规定统一折叠。

188.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目竣工图审核和签署的要求

1)竣工图编制完成后,监理单位应对竣工图编制的完整、准确、系统和规范情况进行审核。

 2)竣工图章、竣工图审核章中的内容应填写齐全、清楚,应由相关责任人签字,不得代签;经建设单位同意,可盖执业资格印章代替签字。

3)涉外项目,外方提供的竣工图应由外方相关责任人签字确认。

189.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目文件收集的要求

1)项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。

2) 建设单位应依据有关归档范围和保管期限表,结合项目建设内容、行业特点、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。

3) 项目文件在办理完毕后应及时收集,并实行预立卷制度。

190.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目文件组卷的要求

项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷,其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷,勘察设计文件按阶段、专业组卷;施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷;信息系统开发文件按应用系统组卷;设备文件按专业、系统、台套组卷;监理(监造)文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷;科研项目文件按科研项目(课题)组卷;生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。

卷内文件一般印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;复文在前,来文在后;文字在前,图样在后。

191.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目案卷排列的要求

项目前期文件、 项目管理性文件按主题、事由排列; 施工文件按综合管理、 施工技术支撑、 施工(安装)记录、检测试验、评定验收排列;信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列;设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列;监理(监造)文件按依据性、工作性文件顺序排列;科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列;生产准备、试运行、竣工验收文件按主题、事由排列。

192.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目文件归档的时序要求

项目文件应及时归档。前期文件在相关工作结束时归档;管理性文件宜按年度归档,同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档;施工文件应在项目完工验收后归档, 建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档;信息系统开发文件应在系统验收后归档;监理文件应在监理的项目完工验收后归档;科研项目文件应在结题验收后归档;生产准备、试运行文件应在试运行结束时归档;竣工验收文件在验收通过后归档。

193.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目文件归档审查的要求

施工文件组卷完毕经施工单位自查后(实行总承包的项目,分包单位应先提交总承包单位进行审查),依次由监理单位、建设单位工程管理部门、建设单位档案管理机构进行审查;信息系统文件组卷完毕后提交监理单位、建设单位信息化管理部门、档案管理机构进行审查;监理文件和第三方检测文件组卷完毕并自查后,依次由建设单位工程管理部门和档案管理机构进行审查。 每个审查环节均应形成记录和整改闭环。

建设单位各部门形成的文件组卷完毕,经部门负责人审查合格后,向建设单位档案管理机构归档。

194.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目档案数字化范围的要求

项目档案数字化范围根据实际情况,可包含但不限于以下内容:项目立项、勘察设计、征地移民、合同协议、项目管理文件,重要隐蔽工程验收、缺陷处理文件、竣工图、单位工程验收、合同验收、竣工验收文件,重要设备文件等。

195.《建设项目档案管理规范》( DAT282018)对项目档案管理信息系统功能的要求

项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能,并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制,保障其真实、完整和安全;能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、, 设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及其元数据。

系统应具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。

196、数字档案馆含义

数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

197、数字档案馆建设服务平台的内容

数字档案馆应根据不同服务对象和不同档案开发范围建立相应的服务平台。一般主要包括:一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台;二是利用当地政务网建设的面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台;三是利用公众网建设的面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。

198、数字档案馆系统的安全隐患

数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等安全隐患,应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。

199、依照《数字档案系统测试办法》的规定,达到国家级数字档案馆得分要求

《数字档案系统测试办法》规定了根据《数字档案系统测试指标表》测试结果在80分以上认定为“通过国家级数字档案馆测试”,测试结果在90分以上认定为“全国示范数字档案馆”

200、《数字档案系统测试指标表》的组成部分

基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效等五部分。

201、我国数字档案馆(室)建设的目标

15年左右的时间,建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆(室)体系,使各级各类档案馆(室)能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交;县以上各级国家档案馆基本建成数字档案馆,能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案,对馆藏传统载体档案全部数字化,实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用;县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化并实现数字化利用。

202、纸质档案数字化含义

采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像,并按照纸质档案的内在联系,建立起目录数据与数字图像的关联关系。

203、纸质档案数字化的基本环节

数字化的主要环节有:数字化前处理、目录数据建库、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

204、数字档案馆建设应当遵照的原则

“统筹规划、循序渐进,项目带动、重点突破,需求导向、保证安全,合理适用、稳步实施”的原则

205、数字档案管理系统应当具备的主要功能

应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能,以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。

206、数字档案资源建设的主要内容

包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

207、档案信息系统的含义

开展档案业务所使用的档案信息管理系统、档案信息服务系统和档案办公系统等三类信息管理系统。

208、档案信息管理系统的含义

包括档案目录管理系统、数字档案接收系统、数字档案管理系统、档案数字化加工系统等。

209、根据国家有关信息系统安全保护等级的相关规定和标准,档案信息系统安全保护等级的划分

档案信息系统安全保护等级从低到高依次划分为自主保护级、指导保护级、监督保护级、强他技能竞赛制保护级、专控保护级五个安全等级。

210、电子公文归档工作的职责分工

电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

211、电子档案管理系统必备的功能

主要包括档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理等。

212、电子档案管理系统对电子档案的检测内容

对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等进行检测。

213、数字化加工场所应配备的安全管理设施设备要求

应配备满足安全管理需要的视频监控设备,确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角;视频监控系统应由档案部门专人负责,数字化加工场所设于档案部门之外的,档案部门应定期检查视频监控系统,数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存;视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月

214、档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备要求

必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等,封闭的装置或端口要定期进行检查。

215、档案数字化加工网络要达到的基本条件

档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

216、档案数字化任务完成后的安全保密专项验收要求

档案部门应组织专业人员对向档案部门移交的数字化加工介质(如存储介质、移动介质、备份介质等)、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收;凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的,不得对项目进行总体验收。

217、电子档案移交的主要流程

组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。

218、数字档案馆安全保障体系建设主要途径

一是按照信息安全等级保护的要求,采用相应安全保障技术方法,配备必要的软硬件设施。数字档案馆系统一般要求达到二级(系统审计保护级)以上安全保护标准。数字档案馆系统集成商应具备相应的保密资质,并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。二是建立健全数字档案馆安全管理制度,并严格遵照实施。

219、数字档案室的含义

机关、团体、企事业等单位在履行职能过程中,运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理,并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

220、杨冬权在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话中强调要实现数字档案馆(室)的建设目标,必须着重抓好的工作

1)按照“存量数字化”的要求,大力推进传统载体档案数字化;

2)按照“增量电子化”的要求,全面开展原生电子文件的归档、接收工作;

3)按照两个《建设指南》的要求,大力加强数字档案馆(室)的硬件、软件建设;

4)按照“安全第一”的要求,全面提升数字档案馆(室)的抗风险能力;

5)按照“服务为先”的要求,共同参与全国开放档案共享平台的建设;

6)按照“保障有力”的要求,抓好数字档案馆(室)工作体制和机制建设。

221、《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》的适用范围

档案信息系统安全等级保护定级工作的操作规范适用于省级(含计划单列市、副省级市,下同)及以上档案行政管理部门及国家综合档案馆非涉密信息系统安全等级保护定级工作。地市级档案局馆和其他档案馆可参照执行。

222、《电子文件管理暂行办法》所称的电子文件含义

机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

223、《电子文件管理暂行办法》关于电子文件管理应遵循的原则

统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的基本原则。

224、《电子文件管理暂行办法》规定的各级国家综合档案馆职责

各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件,并依法提供利用;有条件的应当根据国家灾害备份的要求,建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。

225、电子文件在形成和办理过程中,除应当具备国家法律法规规定的原件形式外还需符合的要求

1)能够有效表现所载内容并可供调取查用;

2)能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠,未被非法更改;

3)在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。

226、电子文件形成单位的职责

应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限,并对具有保存价值的电子文件及时进行归档,由本单位档案部门负责管理。

227、什么是电子签名

数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据

228、电子签名的法律效率

可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力

229、归档电子文件长期保存的载体按优先顺序

归档电子文件长期保存的载体按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

230、电子档案管理系统的应急处置机制

档案部门应制定并实施电子档案管理系统应急处置预案,明确职责分工和保障措施,建立预防预警、应急响应和奖惩等应急处置机制。

231、电子公文的归档要求

电子公文的正本、正本与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整,电子公文格式要素符合GB/T9704--2012的有关要求。

232、电子文件归档的时限要求

电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档,归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第26月。

233、电子文件归档的格式要求

电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能,能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。

234、电子档案及其组件的重命名要求

应采用文件级档号或唯一标识作为要素为电子档案及其组件重命名,同时更新相应的计算机文件名元数据。

235、电子档案备份管理主要内容

档案部门应结合电子档案管理和信息化建设实际,在确保电子档案的真实、完整、可用和安全的基础上,统筹制定电子档案备份方案和策略,实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。

236、电子档案管理系统禁止修改的内容

电子档案管理系统应禁止修改电子文件背景、结构和管理过程元数据;对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管期限、密级等元数据的应符合管理规定,修改操作应记录于日志文件中。

237、迁移的含义

迁移是在维护真实性、完整性和可用性的前提下,对电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

238、我省有关数字档案馆()建设获得的荣誉

太仓市档案馆于2015年荣获我省首家、全国地市级以下首家“全国示范数字档案馆”称号。

常州市档案馆于2017年荣获我省首家设区市“全国示范数字档案馆”称号。

南京市建邺区档案馆于2016年荣获我省首家“全国示范数字档案室”称号。

南京市建邺区档案局(馆)是全国唯一数字档案馆、数字档案室“双示范”单位。

太仓市档案馆于2012年荣获我省首家“5A数字档案馆”称号。

239、档案数字化工作场所布局要求

档案数字化工作应配备专用场地,并进行合理布局,形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检验等工作区域。

240、档案数字化工作方案主要内容

档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

241、档案数字化应制定的管理制度

管理制度主要包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理更方面。

242、数字化加工企业的主要审查内容

档案数字化如需外包,档案部门应按照GB/T20530--2006的要求评估数字化加工企业的管理能力;从规章制度的建立和健全等方面考查数字化加工企业的管理能力;按照《国家秘密载体印制资质管理办法》等审查数字化加工企业的保密资质。

243. 档案数字化过程中档案出库的要求

档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。

纸质档案数字化过程中,应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案,并对纸质档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、清点、登记等工作,确保纸质档案的安全。

244、档案数字化前处理主要环节

档案数字化前处理包括确定扫描页、编制页号、目录数据准备、拆除装订、技术修复等环节。

245、纸质档案数字化对扫描分辨率的要求

1) 扫描分辨率的选择,应保证扫描后图像清晰、完整,并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。

2)扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时,建议扫描分辨率不小于300dpi

3) 如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时,可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案,扫描分辨率建议不小于于300 dpi;需要进行高精度仿真复制的档案,扫描分辨率建议不小于600 dpi;需要进行印刷出版的档案,可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

246、纸质档案数字化图像长期保存、利用时的格式要求

纸质档案数字化图像长期保存格式为TIFFJPEGJPEG2000等通用格式。

纸质档案数字化图像利用时可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑,将图像转化为OFDPDF等格式。

247、档案数字化成果验收主要内容

主要包括对目录数据、元数据、数字图像、数据挂接、工作文件、存储载体等验收内容。

248、《档案数字化光盘标识规范》规定盘盒纸标识的内容

 1)封面标识:光盘编号、套号、全宗名称、内容摘要、保管期限、密级、保密期限、档案级光盘。

2  封底标识:文件格式、类型及容量、运行环境、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。

3  盘脊标识:光盘编号。

249《档案数字化光盘标识规范》规定盘面标识的内容

包括光盘编号、套号、类型及容量、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期

    250、《档案数字化光盘标识规范》规定光盘编号的内容

包括全宗号、档案门类代码、年度、光盘序号,中间用分隔符连接。

251、电子文件生命周期中的系统类型及作用

电子文件生命周期中一般存在业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三种类型系统。业务系统用来支持单位业务工作的开展并形成电子文件;电子文件管理系统负责从各业务系统捕获电子文件,维护文件之间、文件和业务之间的各种关联;电子档案管理系统负责以正确的和长期有效的方法维护电子文件并提供利用。

252、数字档案馆安全建设主要内容

包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等;系统及其网络平台安全是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。

2535A等级数字档案馆的得分要求

根据江苏省《数字档案馆评估细则》,5A等级数字档案馆必须同时满足基础业务达到28分以上、基础设施达到18分以上、数字档案资源建设达到20分以上、评估总分在95分以上。

2545A等级数字档案室的得分要求

根据江苏省《数字档案室评估细则》,5A等级数字档案室必须同时满足基础业务达到28分以上、基础设施达到18分以上、数字档案资源建设达到20分以上、评估总分在95分以上。

255、《数字档案馆建设指南》中指出的数字档案馆建设的主要环节

数字档案馆建设是一项系统工程,需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节,需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与,是一项长期的工作任务。

256、国家综合档案馆对接收的电子档案载体的保存年限

国家综合档案馆对接收的电子档案载体的应保存5年以上

 257、《中华人民共和国档案法》(1988年)颁布施行的时间。

《中华人民共和国档案法》198795第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过 ,自198811日起施行。

 258、《中华人民共和国档案法》(1988 年)所称的档案定义

是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。

 259、《中华人民共和国档案法》(1988 年)规定档案保护的义务主体

一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

 260、《中华人民共和国档案法》(1988 年)规定各级人民政府履行档案法定职责

县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

 261、《中华人民共和国档案法》(1988 年)规定档案工作根本原则

档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。

 262、根据《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令 第5号)规定,应予以奖励的档案行为

    有下列事迹之一的,由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励:

    1)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

    2)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

    3)对档案学研究做出重要贡献的;

    4)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;

    5)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

  263、根据《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令第5号)规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应履行的职责

    1)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;

    2)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;

    3)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;

    4)监督、指导所属机构的档案工作。

264、根据《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令 第5号)规定,档案馆依法向社会开放馆藏档案的时间

各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定,分期分批地向社会开放,并同时公布开放档案的目录。档案开放的起始时间:

1)中华人民共和国成立以前的档案(包括清代和清代以前的档案;民国时期的档案和革命历史档案),自本办法实施之日起向社会开放;

2)中华人民共和国成立以来形成的档案,自形成之日起满30年向社会开放;

3)经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放。

前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放。

265、根据《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令第5号)规定,各级国家档案馆馆藏档案出境的管理要求

1)各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境;

2)各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的,必须经国家档案局审查批准;

3)各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件,各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的,必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,海关凭批准文件查验放行。

266、根据《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令第5号)所称档案的公布的含义

通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文,或者档案记载的特定内容:

1)通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表;

2)通过电台、电视台播放;

3)通过公众计算机信息网络传播;

4)在公开场合宣读、播放;

5)出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编;

6)公开出售、散发或者张贴档案复制件;

7)展览、公开陈列档案或者其复制件。

267、根据《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局令第30号),有档案管理违法违纪行为,应承担纪律责任的主体

有档案管理违法违纪行为的单位,其负有责任的领导人员和直接责任人员,以及有档案管理违法违纪行为的个人,应当承担纪律责任。属于下列人员的(以下统称有关责任人员),由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分:(1)行政机关公务员;(2)法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员;(3)行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员;(4)企业、社会团体中由行政机关任命的人员。

268、根据《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局令第30号),任免机关、监察机关和档案行政管理部门建立的案件移送制度的内容

任免机关、监察机关查处档案管理违法违纪案件,认为应当由档案行政管理部门给予行政处罚的,应当及时将有关案件材料移送档案行政管理部门。档案行政管理部门应当依法及时查处,并将处理结果书面告知任免机关、监察机关。

档案行政管理部门查处档案管理违法案件,认为应当由任免机关或者监察机关给予处分的,应当及时将有关案件材料移送任免机关或者监察机关。任免机关或者监察机关应当依法及时查处,并将处理结果书面告知档案行政管理部门。

269、根据《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局令第30号),档案行政处分的内容

对档案管理违法违纪行为的单位,其负有责任的领导人员和直接责任人员,以及有档案管理违法违纪行为的个人,给予行政处分。包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。

270、根据《档案执法监督检查工作暂行规定》(国家档案局令第4号),档案执法监督检查的主要形式

1)对规章、规范性文件备案审查;

2)建立档案行政执法情况报告制度;

3)开展各种形式的档案执法检查;

4)受理群众举报、申诉;

5)法律、法规规定的其它形式。

 271、根据《档案执法监督检查工作暂行规定》(国家档案局令 第4号),对违法案件查处的含义

    是指县级以上各级档案行政管理部门对违反档案法规但尚未构成犯罪行为的查处。县级以上各级档案行政管理部门对具有《档案法》第二十四条、《档案法实施办法》第二十八条所列违法行为,应依法查处。

272、根据《档案执法监督检查工作暂行规定》(国家档案局令第4号),对不同主体违反《中华人民共和国档案法》的案件,分工查处的范围

1)各机关、社会团体、企事业单位和其他组织的违反《档案法》案件,由同级或上级档案行政管理部门查处,必要时会同其上级主管机关查处;

2)公民违反《档案法》案件,由发生违法行为所在地的档案行政管理部门查处;

3)各级档案馆违反《档案法》案件,由同级档案行政管理部门或上一级档案行政管理部门查处;

4)各级档案行政管理部门违反《档案法》案件,由上一级档案行政管理部门或上级主管机关查处。

  273、根据《档案执法监督检查工作暂行规定》(国家档案局令 第4号),有关部门和人员接到《违法行为处理通知书》后的处理要求

有关部门接到《违法行为处理通知书》后,应按通知书提出的意见处理并将处理结果回执退回;如对处理意见有异议,应于接到该通知书之日起15日内向通知书发出机关提出书面意见。15日内既不退回处理结果回执,又不向通知书发出机关提出书面意见,查处机关有权询问情况和建议其上级机关督促执行。

当事人对处理决定不服,可以向做出决定机关的上一级机关提出申诉;属于监察机关监察对象的人员,也可以向同级或上级监察机关提出申诉。受理申诉的机关应在30日做出决定,并将结果通知申诉人。

申诉期间不停止对处理决定的执行。

274、根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》(2016年)要求,档案事业发展必须坚持的基本原则

1)坚持把牢方向、着眼大局。坚持正确的政治方向,把高度的政治自觉和强烈的政治责任贯彻到档案工作始终,紧紧围绕党和国家工作大局推进档案事业发展。

2)坚持以人为本、服务为先。把以人为本作为档案工作的核心,努力满足社会各方面对档案信息的利用需求,更好地为党和国家各项事业发展服务。

3)坚持夯实基础、筑牢根基。注重协调、持续、健康发展,着力解决档案工作中的薄弱环节和重点难点问题,全面加强各项基础业务建设,推动绿色环保型档案馆库建设。

4)坚持安全第一、守牢底线。把档案安全摆放在档案工作头等重要位置,坚持实体安全与信息安全并重,切实提升安全保障能力,牢牢守住档案安全底线。

5)坚持创新驱动、开放带动。把创新作为档案事业发展的动力源泉,以开放、共享理念,积极构建百姓走进档案、档案走向社会新格局。

   275、根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》(2016年)要求,“十三五”期间档案事业发展的目标

   2020年,初步实现以信息化为核心的档案管理现代化,基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系。

1)档案治理法治化。基本形成较为完整的档案法规标准、高效的档案法治实施、严密的档案法治监督、有力的档案法治保障的档案法治体系,档案法治治理能力和水平显著提升。档案工作体制机制更加完善,在国家治理中的基础支撑作用明显增强。

2)档案资源多样化。依法管理档案资源,各级国家机关、团体、企业事业单位档案实现应归尽归、应收尽收;档案资源更加齐全完整、丰富多元,覆盖人民群众的档案资源体系更加完善。

3)档案利用便捷化。档案利用服务模式创新和档案信息开放取得实质性进展;档案信息整合共享程度明显提升,档案利用服务更加便捷普惠,方便人民群众的档案利用体系更加完善。

4)档案管理信息化。全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式,加快与信息社会融合,以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。

5)档案安全高效化。档案安全的基本条件和应急、灾备机制更加完善,人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系更加健全,档案网络和信息系统风险管理能力全面提升。

6)档案队伍专业化。扩大档案专业技术人才队伍培养规模,培养和造就高层次人才和特殊人才,建设全国档案专家信息库,拓展档案人才发展空间。

276、根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔201415号),国家综合档案馆的建设主体和建设目标

县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体,要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求,把国家综合档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心,消除“无库馆”、“危房馆”现象。

277、根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔201415号),建立健全三大体系的内容

    建立健全覆盖人民群众的档案资源体系,建立健全方便人民群众的档案利用体系,建立健全确保档案安全保密的档案安全体系。

 278、根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔201415号)提出档案工作要坚持统一领导、分级管理原则的具体内容

 县级以上各级档案行政管理部门既监督指导本行政区域内党的机关的档案工作,又监督指导本行政区域内政府机关和其他单位的档案工作;

各级国家综合档案馆既集中管理本级党的机关的档案,又集中管理本级政府机关和其他单位的档案。

坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制,确保分工明确、各司其职,密切配合、形成合力,促进档案事业协调发展。

 279、《江苏省档案管理条例》(1998年)颁布施行时间

《江苏省档案管理条例》是我省第一部档案地方性法规,由省第九届人民代表大会常务委员会第四次会议于1998828通过,并于同年111正式实施。

 280、根据《江苏省档案管理条例》(1998年)规定,县级以上档案管理部门行使行政管理职能的主要职责   

(一)贯彻执行国家有关法律、法规和方针、政策,组织档案执法检查,查处档案违法行为;

(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作的规章制度,推行并实施档案工作标准、规范;

(三)负责档案工作业务监督和指导,组织档案价值的鉴定;

(四)组织并指导档案理论与科学技术研究、档案专业教育、档案宣传以及档案干部的培训工作;

(五)法律、法规规定的其他工作。

 281、《江苏省档案管理条例》(1998年)对档案工作人员的要求

档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,保守秘密;应当具备档案专业和相关专业知识,接受专业知识的继续教育和培训。

 282、根据《江苏省档案管理条例》(1998年)规定,对重点工程项目的建设单位档案管理的要求

应当将项目的基本概况向同级档案管理部门备案,依法接受其监督、检查和指导;工程竣工时,档案管理部门和有关主管部门参加档案验收。建设单位应当按照国家规定,向主管部门或者档案机构报送档案。

 283、根据《江苏省档案管理条例》(1998年)规定,对重大科学技术研究项目建档工作的主要要求

应当与项目立项、计划进度、成果验收鉴定和评审同步,各类档案按照国家有关规定保存。同级档案管理部门和科技档案机构应当对科技档案工作进行监督、检查和指导。档案不完整或者不准确的,不得验收鉴定。

284、根据《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院令第492 号)规定,对档案馆设置政府信息查阅场所的要求

各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所,并配备相应的设施、设备,为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。

285、根据《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院令第492号)规定,行政机关应当主动公开的政府信息的内容

《中华人民共和国政府信息公开条例》(中华人民共和国国务院令第492号)第九条规定,行政机关对符合下列基本要求之一的政府信息应当主动公开:

1)涉及公民、法人或者其他组织切身利益的;

2)需要社会公众广泛知晓或者参与的;

3)反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的;

4)其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的。

286、根据《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院令第492号)规定,属于主动公开范围的政府信息公开时间

《中华人民共和国政府信息公开条例》(中华人民共和国国务院令第492号)第十八条规定,属于主动公开范围的政府信息,应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。法律、法规对政府信息公开的期限另有规定的,从其规定。

287、根据国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》(档发〔20166号)要求,完善保障档案安全的措施

1)加大档案安全工作投入;

2)推进档案安全人才队伍建设;

3)强化档案安全技术支撑;

4)推进档案安全文化建设。

288、根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令 第79号)规定,会计档案销毁程序

    1)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

2)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

3)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

289、根据《干部档案工作条例》规定,干部在受到刑事处分和劳动教养后,档案管理方式

《干部档案工作条例》干部在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由原管理。

290、按照《中华人民共和国标准化法》规定,我国的标准包括国家标准、行业标准、地方标准和团体标准、企业标准五种。

1)国家标准:是指对全国经济技术发展有重大意义,需要在全国范围内统一的技术要求所制定的标准。国家标准在全国范围内适用,其他各级标准不得与之相抵触。国家标准是四级标准体系中的主体。

2)行业标准:是指对没有国家标准而又需要在全国某个行业范围内统一的技术要求,所制定的标准。行业标准是对国家标准的补充,是专业性、技术性较强的标准。行业标准的制定不得与国家标准相抵触,国家标准公布实施后,相应的行业标准即行废止。

3)地方标准:是指对没有国家标准和行业标准而又需要在省、自治区、直辖市范围内统一工业产品的安全、卫生要求所制定的标准,地方标准在本行, 政区域内适用,不得与国家标准和标业标准相抵触。国家标准、行业标准公布实施后,相应的地方标准即行废止。

4)团体标准:是指鼓励具备相应能力的学会、协会、商会、联合会等社会组织和产业技术联盟协调相关市场主体共同制定满足市场和创新需要的标准,供市场自愿选用,增加标准的有效供给。

5)企业标准:是指企业所制定的产品标准和在企业内需要协调、统一的技术要求和管理、工作要求所制定的标准。企业标准是企业组织生产,经营活动的依据。

291、按照《中华人民共和国标准化法》规定,我国的标准分为强制性标准、推荐性标准,行业标准、地方标准是推荐性标准。

1)强制性标准:是国家通过法律的形式明确要求对于一些标准所规定的技术内容和要求必须执行,不允许以任何理由或方式加以违反、变更,这样的标准称之为强制性标准,包括强制性的国家标准、行业标准和地方标准。对违反强制性标准的,国家将依法追究当事人法律责任。

强制性国家标准由国务院批准发布或者授权批准发布。

2)推荐性标准:是指国家鼓励自愿采用的具有指导作用而又不宜强制执行的标准,即标准所规定的技术内容和要求具有普遍的指导作用,允许使用单位结合自己的实际情况,灵活加以选用。

推荐性国家标准由国务院标准化行政主管部门制定。

292、《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》(DA/T 662017)规定,城市轨道交通工程档案分类编号应遵循的原则:

1、系统性原则:以城市轨道交通工程为对象,根据工程建设的程序与施工特点,结合归档文件的来源、专业和载体类型等因素综合考虑,设置类目层级,赋予相应的编号;

2、扩充性原则:参考各城市轨道交通线网的规划和建设,充分考虑轨道交通线路的拆解、延长和站点调整,以及新型轨道交通系统建设等需要,类目设置及档号编制均应预留适当的递增容量,以便适应档案扩充的需要;

3、相对稳定原则:设置的类目号为固定编号,使用单位可根据实际情况,合理设置类目编号,编号一经确定,一般不应随意改变。

293、《档案保管外包服务管理规范》(DA/T 672017)确定,档案保管外包服务机构及其它专业机构开展档案保管外包服务应该遵循的服务原则:

1)有限范围原则。档案保管外包服务的范围不得违反国家有关的法规和政策。

2)安全原则。在档案保管、利用、运输等过程中必须提供安全、可靠、有效的专业服务,确保不发生缺失损毁、涂改伪造、污染霉变等安全事件。

3)保密原则。必须履行保密义务,不翻阅、不传播、不泄露所保管档案的任何信息。

4)监管原则。档案保管服务外包机构应当接受有关方面的监管。事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的,其档案由有关的劳动部门保管。

294、《档案服务外包工作规范》(DA/T 682017)规定档案服务的业务类型

1) 档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下,发包方将档案委托给承包方保管,承包方为发包方提供档案保管的库房、设备,进行日常保管、安全防护,并按需要提供利用的服务过程。

2) 档案数字化服务是指承包方利用计算机技术对发包方的纸质档案、音像档案、缩微档案等进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘、固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。

3)档案整理服务是指承包方按照一定原则对发包方形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的服务过程。

4)档案管理咨询服务是指承包方通过口头或书面形式为发包方提供意见、建议,指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。

5)档案开发利用服务是指承包方帮助发包方将其保存的档案通过多种途径、手段和技术、方法进行开发,形成各种形式的信息、知识产品,提供利用,发挥档案价值的服务过程。

6)档案销毁服务是指承包方帮助发包方将经过鉴定、需销毁的档案作毁灭性处置的服务过程。

295、《城市社区档案管理办法》所称社区档案是什么

社区档案是指城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

296、《城市社区档案管理办法》规定社区文件材料的归档,应当符合以下要求:

1)归档的文件材料应当齐全、完整、排列有序;装订结实、整齐;备考表填写真实、清楚;归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确;

2)归档的文件材料中有照片或者复印件的,应当图文清晰;

3)归档时间:文书材料于次年6月底前归档;

 科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档;

 会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前归档;

声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档;

实物材料及时归档;

电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38)的要求整理。

297、《村级档案管理办法》关于村级档案的含义

村级档案是指村党组织、村民委员会、村集体经济组织等(以下简称村级组织)在党组织建设、村民自治、生产经营等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式和载体的历史记录。

298、《村级档案管理办法》规定村级档案的主要门类

村级档案一般包括文书、基建项目、设施设备、会计、音像、实物等类别

299、江苏省档案局按照行政审批服务改革的要求,进一步推进简政放权、放管结合、优化服务改革,明确档案行政权力清单:

(一)行政许可。

1)向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案复制件审批;

2)携带、运输、邮寄对国家和社会具有保存价值的或应当保密的档案及其复制件出境审批。

(二)行政处罚。

1)对损毁、丢失属于国家所有的档案的处罚;

2)对擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的处罚;

3)对涂改、伪造档案的处罚;

4)擅自出卖或者转让档案的处罚;

5)对倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的处罚。(三)行政奖励。

对在档案工作中做出显著成绩的或者向国家捐赠重要、珍贵档案的单位和个人的表彰或者奖励。

3002016117第十二届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议对《中华人民共和国档案法》作出修改,其修改内容:

1)将第十六条第二款修改为:“前款所列档案,档案

所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。严禁卖给、赠送给外国人或者外国组织。”

2)将第二十四条第一款第四项修改为:“()违反本

法第十七条规定,擅自出卖或者转让属于国家所有的档案的”。第五项修改为:“()将档案卖给、赠送给外国人或者外国组织的”。

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